Outlook自动存档设置的方法

2009-05-18 10:04:41 作者：admin 来源： 浏览次数：0 网友评论 0 条

默认情况下，有多个 Outlook 文件夹都被设置为打开自动存档功能。下面列出了已打开自动存档功能的文件夹以及每个文件夹的默认保留期限：

• “日历”文件夹（6 个月）
• “任务”文件夹（6 个月）
• “日记”文件夹（6 个月）
• “已发送邮件”文件夹（2 个月）
• “已删除邮件”文件夹（2 个月）

“收件箱”、“便笺”、“联系人”和“草稿箱”文件夹没有自动打开自动存档功能。无法对“联系人”文件夹使用自动存档功能，此文件夹不具有存档属性。

Outlook存档项目与导出项目之间的区别

对项目进行存档时，只能将项目存档为个人文件夹 (.pst) 文件。导出项目时，可以将项目导出为多种不同的文件类型，包括 .pst 文件和分隔文本文件。在新的存档文件中，将保留现有的文件夹结构。如果存档的文件夹有父文件夹，则将在存档文件中创建父文件夹，但不会对该父文件夹中的项目进行存档。这样，存档文件和邮箱之间就具有相同的文件夹结构。即使文件夹是空的，存档之后也会保留在原来的位置。只能对一种文件类型进行存档，即 .pst 文件。
导出项目时，会将原始项目复制到导出文件中，但不会将其从当前文件夹中删除。
并且将更改记录中的日期。这一点在电子邮件项目已将发送日期重置为导出日期时尤其重要。

打开Outlook自动存档功能的方法

1. 在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“其他”选项卡。
2. 单击“自动存档”。
3. 单击以选中“自动存档时间间隔”复选框，然后在“天”框中键入一个数字，来指定运行自动存档进程的频率。
4. 如果要在项目存档之前收到通知，请单击以选中“运行自动存档前提示”复选框。
5. 在“默认存档文件夹”框中，键入将存档项目传送到的文件名，或单击“浏览”从列表中进行选择。
6. 单击“确定”两次。

现在已经打开了自动存档功能，接下来必须为每个文件夹设置自动存档属性。

设置Outlook文件夹的自动存档属性的方法

1. 在“文件夹列表”中，右键单击要自动存档的文件夹，然后单击“属性”。
2. 单击“自动存档”选项卡。
3. 要为该文件夹设置自动存档属性，请单击以选中“清除早于所示时间的项目”。
4. 要指定多长时间后必须将项目自动传送到存档文件，请在“月”框中键入一个数字。
5. 要指定将存档项目传送到的文件，请单击“将旧项目移至”。
6. 在“将旧项目移至”框中，键入存档项目的文件名，或单击“浏览”从列表中进行选择，然后单击“确定”。